Возможно, Вы давно используете программный продукт «1С: Бухгалтерия 7.7», вполне им довольны, может быть даже успели полюбить – это не удивительно, программный продукт вполне достойный. Вот только учет по НДС ведете так, как предлагалось в начальных релизах программы: записи в «Книгу покупок» и в «Книгу продаж» (если учетная политика «по оплате») формируете «вручную»: самостоятельно отслеживаете оплату и формируете соответственно документ «Запись книги покупок» и документ «Запись книги продаж» на сумму оплаты. Замечательно, все верно, так можно продолжать работать и дальше. Но ведь так работала программа, еще будучи версией 7.5, и в 20 веке , а сейчас 21-й. Это конечно, шутка. Но!..
В программе имеется другой механизм формирования «Книги покупок» и «Книги продаж» с использованием регламентных документов «Формирование записей книги покупок» и «Формирование записей книги покупок». Всю рутинную работу по отслеживанию оплаты, подбору частичных оплат, зачету авансов покупателей и др. можно переложить на программу. «Книга покупок» и «Книга продаж», при использовании предлагаемого механизма будут сформированы автоматически! Останется только проверить книги и сформировать «Декларацию по налогу на добавленную стоимость». Кстати, на сегодняшний день она заполняется по нажатию кнопки «Заполнить» - все легко и просто! Но опять НО!..
Не раз приходилось слышать от бухгалтеров: знаем, пробовали, только ничего не получается, или получается не все, и не так как надо.
И мы, занимаясь внедрением программного продукта, знаем, что проблема существует и заключается в том, что нужно научиться пользоваться этим механизмом, чтобы расчет НДС был в удовольствие. К сожалению, пользователям «1С:Бухгалтерии 7.7» бывает сложно сориентироваться при отсутствии описания технологии ведения учета в программе по этому разделу в документации. Описание документов «Формирование записей книги покупок» и «Формирование записей книги покупок» дает очень мало.
Возникают, как правило, следующие трудности:
- Для тех пользователей, которые только начинают работать возникает вопрос: как правильно ввести остатки в программу, чтобы в дальнейшем можно было использовать автоматическое формирование «Книги покупок» и «Книги продаж». Мы предлагаем своим пользователям подробную инструкцию по вводу остатков и счетов-фактур по остаткам, а также обработку проверки правильности ввода остатков (соответствие остатков на 62.1 остаткам на 76.Н.1, остатков на 62.2 - остаткам на 76.АВ, остатков 60.1 - остаткам 19.x).
- Для пользователей, которые работают уже давно «по-старому», проблематичен переход на новый механизм ведения учета по НДС. Ведь реально в базах могут быть неоплаченные счета-фактуры достаточно давних периодов. Как быть с ними? В данном случае мы предлагаем «Рекомендации по переходу с ручного ведения книги покупок продаж» и ряд вспомогательных обработок.
- При ведении текущего учета у пользователей, возникают трудности от невыполнения элементарных требований программы по вводу первичных документов, которые выполнять не трудно, но нужно о них знать. Можно перечислить следующее:
- Должны быть зарегистрированы все счета-фактуры выданные и полученные в отчетном периоде. Счет-фактуру желательно формировать на основании документов покупки и продажи, чтобы избежать ряда ошибок.
- В документе «Выписка» не должны заполняться счета взаиморасчетов 62, 60. Программа сама определит: поступил аванс (заплатили аванс) или это оплата отгрузки (поступления), т.е. счета 62.1 или 62.2, 60.1 или 60.2 будут проставлены программой в проводках.
Своим пользователям мы предлагаем обработку проверки ввода первичных документов. Проверки элементарные, но при большом документообороте они бываю достаточно актуальны. На практике наблюдаются случаи, когда счет-фактура, например, не заведен вообще или нечаянно введено два на основании одного документа покупки или продажи, а так же, например, договор в документах покупки или продажи не соответствует договору в счете-фактуре и другие.
- Золотым правилом перед формированием документов «Формирование записей книги покупок» и «Формирование записей книги покупок» считаем перепроведение документов за отчетный период. При этом, если была нарушена последовательность ввода документов (например, поступивший в конце месяца документ продажи имеет дату меньше, чем ранее введенная «Выписка»), проведение документов восстановит правильное помещение денежных средств на субсчета 62.1, 62.2; 60.1, 60.2 и зачеты авансов.
- Выписка счетов-фактур на аванс: счета-фактуры на аванс можно выписывать в течение месяца на основании документа «Выписка», если есть уверенность в том, что выделенные суммы на счете 62.2 соответствуют авансам. Мы рекомендуем выписывать счета-фактуры на аванс на основании документа «Выписка» после перепроведения документов. Желающим автоматизировать процесс выписки счетов-фактур на аванс мы предлагаем обработку выписки счетов-фактур на аванс.
- Далее: само формирование «Формирование записей книги покупок» и «Формирование записей книги покупок».
- И… Проверка. Конечно же нужно проверить соответствие взаиморасчетов книгам, а также все ли оплаченные счета-фактуры попали в книги. Мы предлагаем рекомендации по использованию отчетов для проверки «Книги покупок» и «Книги продаж».
Пользователи, желающие освоить описанный механизм, могут обращаться к нам за консультациями. Мы готовы заняться решением проблем, которые у вас возникли.
